אחסון וגיבוי בענן לעורכי דין – כבר לא בשמיים

אלא אם הייתם לכודים  במערה בשנים האחרונות, ודאי נתקלתם או שמעתם על המושג ענן. לא מדובר בעננים מהסוג שעלול להרוס את תכניות הפיקניק לסופ"ש, אלא כי אם במושג ״מחשוב ענן״ – שם כללי לשירותי מחשב הניתנים למשתמש באמצעות רשת האינטרנט. רבות סופר ודובר אודות השינוי הגדול שהביא עמו פתרון האחסון בענן, והוא נחשב בעיני רבים לאחת המהפכות המשמעותיות ביותר בעולם הטכנולוגי.

כהרגלו, השוק המשפטי בישראל נמצא בפיגור טכנולוגי יחסי אל מול  מגזרים אחרים. בזמן שחברות רבות  (קטנות וגדולות)  עברו זה מכבר לאחסון וגיבוי באמצעות טכנולוגיית ענן – העולם המשפטי נשאר הרחק מאחור. ניתן לייחס עובדה זו לחשש של עורכי דין משילובם של כלים טכנולוגים מתקדמים בעבודה משפטית מסורתית, או לרצון שלהם לשמור על המידע מגובה In house, מתוך אמונה שגויה שהמידע מאובטח יותר בצורה זו.

בשורות הבאות אבקש לנפץ מספר אמונות שגויות בנוגע לאחסון וגיבוי בענן ואציג את היתרונות והחסרונות בשדרוג למערכת זו. אך תחילה – מהו בעצם ענן? כאמור, מדובר בשירותי מחשוב הניתנים למשתמש דרך מחשב מרוחק. גופים מכל הסוגים מאחסנים מידע רב ערך בענן מגיבוי למיילים, מסמכים, מידע עסקי, סודות מסחריים, לוגיקה עסקית, מידע על לקוחות ועוד ועוד. כך שהמידע לעולם מגובה וכאשר המשתמש רוצה לגשת לכל פיסת מידע עליו להתחבר לשרת מרוחק ולשאוב מתוכו את האינפורמציה הרצויה.

טכנולוגיית ענן מציעה מספר יתרונות משמעותיים:

• ראשית, נגישות מכל מקום ובכל זמן – היות והמידע מאוחסן במקום מרוחק, המשתמש יכול לגשת למידע מכל מקום בעולם, מכל פלטפורמה בעלת גישה רגילה לרשת האינטרנט, הליך ההתחברות מהיר ואינו צורך מאמץ מיוחד.
• הגנה / אבטחת מידע ושחזור מהיר- בעוד שפעולת שיחזור משרת פיזי היושב במשרד עצמו יכולה לארוך שעות ארוכות ודורשת ידע ומומחיות טכנולוגית רבה יחסית, שימוש בשירותי ענן מאפשר יכולת גיבוי ושחזור מהירה הן במקרה של תקלה, או חמור מכך, במקרי קיצון של וירוס / ניסיון מכוון לפגוע במערכת המחשוב. לרוב, פעולת שחזור בטכנולוגיית ענן אורכת מספר דקות והיות והמידע נשמר ומגובה באופן תדיר, ניתן לאחזר את המידע העדכני ביותר. (רוב המערכות בשוק כיום מציעות גיבוי מלילה אחרון).
• אבטחת מידע– חברות ענן מתקדמות מציעות ללקוחותיהם מגוון רחב של טכנולוגיות אבטחת מידע בכדי לשמור את המידע הרגיש של לקוחותיהם. טכנולוגיות אלו כוללות, בין היתר: שירותי פיירוואל (firewall), תוכנות אנטי וירוסים מתקדמים, הדרכות בנושא אבטחת מידע לעובדים, חיבור דרך רשתות VPNמאובטחת, רמות הצפנה גבוהות ועוד.
• חיסכון בעלויות רכישה ותחזוקה של ציוד וחומרה- הודות לשירותי הענן העסק לא צריך להחזיק אנשי מחשבים ב"תוך הבית" ולהשקיע סכומי עתק בשרתים פיזיים ובמקומות אחסון פיזיים. חברות המספקות שירותי ענן מציעות ללקוחותיהן את החומרה והתוכנה העדכניות ביותר ומשדרגות את הציוד שברשותן באופן תדיר.

למרות יתרונותיו הרבים של הענן, הטכנולוגיה גם סובלת ממספר חסרונות:

• תלות ברשת האינטרנט– בכדי להתחבר לענן ולגשת למידע המשתמש חייב חיבור פעיל ויציב לרשת האינטרנט, בהיעדר חיבור שכזה המשתמש לא יוכל לגשת לקבצים כלל.
• הסטנדרט הטכנולוגי של ספק השירות– ישנן עשרות חברות המספקות שירותי ענן, אך לא כולן שומרות על הסטנדרט הגבוה ביותר מבחינה טכנולוגית. לעניין זה השלכות מרחיקות לכת בכל הנוגע לאבטחת מידע ויכולת שחזור וגיבוי. כאשר מתקשרים עם חברת ענן יש לוודא כי היא עומדת בתקנים הנדרשים ומעודכנת טכנולוגית.

לסיכום, שוק המחשוב בענן גדל בשנים האחרונות בצורה דרסטית לאור הגידול בביקוש. התחזיות גורסות כי בעוד שנתיים מעל 60% ממערכות ה-CRM (מערכות ניהול לקוחות) יהיו מבוססות ענן ומעל 50% מהחברות בעולם ינהלו את המידע דרך ענן בלבד.

המעבר לענן הינו הצעד הראשון לעבר עסק מאובטח יותר, נגיש יותר ויעיל יותר. לאחר קבלת ההחלטה להשתדרג לענן יש לבחון היטב עם מי עושים עסקים; ישנן חברות ענן רבות והבחירה בין החברות איננה עניין של מה בכך. יש לשים לב שכמו תמיד, מחיר זול עלול להוביל לשירות פחות מאובטח ופחות נגיש. כל שנותר הוא לקוות שהשוק המשפטי בישראל ימהר להפנים את החשיבות ולהדביק את הפער בנושא.